Pourquoi publier le détail de nos finances ?
Herbes Folles est un festival à but non lucratif : nos recettes sont re-investies en entièreté pour alimenter le projet associatif.
Grâce à notre indépendance financière, nous vous offrons la garantie que nous organisons un événement uniquement guidé par l’interêt de notre public. Cela nous permet de décider en autonomie de toutes les facettes de l’événement ainsi que de vous offrir un espace sans publicité et sans merchandising.
Cette indépendance financière a aussi un coût pour vous : nous ne recevons pas de subvention et nous devons atteindre l’équilibre financier uniquement avec les recettes des places et du bar.
Parce que nous ne rendons des comptes qu’à vous, les festivaliers, nous avons décidé de publier le détail de notre budget. L’objectif pour nous est double : rester cohérent avec nos valeurs mais aussi vous donner un aperçu de la manière dont est utilisée votre argent.
Ps : j’ai arrondi les pourcentage pour faciliter leur interpretation, donc si la somme ne fait pas 100% c’est normal. :)
Petite analyse de l’édition 2022
Nous avions prévu un budget de 10k€, au final nous avons fait 8.6k€ de recette. Cela s’est payée sur la qualité de la nourriture. Bien que le gros des légumes ait été pris au maraîcher voisin, nous avons du alléger les recettes et compléter certaines fournitures par des produits issus de la grande distribution. Nous avons aussi du revoir nos ambitions déco à la baisse :()
Nous avions vendus un peu moins de bière que prévu, seulement 75% de notre objectif. Nous avons aussi fait moins de recette sur la billeterie, avec un taux identique : 75%. Cet écart s’explique par le fait que le festival n’était pas sold-out.
La gestion de la billeterie de l’édition 2022 a donc été source de stress dans l’équipe. La question du remplissage du festival est cruciale pour nous et est source de beaucoup d’incertitude. De plus, notre budget atteignait son équilibre une fois le festival sold-out. C’était une erreur, et nous avons revu l’équilibrage du budget de l’événement pour plus de tranquilité.
De part son indépendance, notre événement est très précaire car nous n’avons pas de fond de roulement. Nos investissements dépendent donc des places prises au dernier moment. Cela nous empêche, entre autres, de promettre des cachets plus importants aux artistes que l’on booke. De plus cela nous rend très dépendant de la météo qui influe sur la consommation au bar.
Prendre sa place à l’avance c’est nous permettre de prévoir un festival plus sympa :)
Comment on dimensionne le budget d’un festival
Nous avons décidé de définir une jauge minimum en deça de laquelle l’événement ne peux pas avoir lieu. Dans notre cas, la jauge est à 79 places.
Les places vendues au delà de cette jauge permettent :
- d’améliorer les équipements et l’infrastructure des réseaux (eau, elec)
- de consacrer plus de budget à la décoration du site
- de payer la nourriture des personnes qui travaillent à la préparation de l’événement
- de mieux payer les artistes
- de faire des réserves pour augmenter le budget de l’année suivante
Notre billeterie comporte 145 places à la vente (donc quasimment le double de la jauge minimale, c’est dire).
Par la suite, je ne parlerai donc que du budget à la jauge minimum, donc pour 79 places vendues.
Quel est le budget de l’édition 2023 ?
Pour l’édition 2022, notre budget minimal s’élève à 7 450€ !
Nous avons 3 pôles de recettes :
- la vente de places, prévues à 3 757€ dans le pire des cas, soit 52% du budget. Nous avons un peu de marge car notre prévisionnel ne compte que des places “week-end” alors que les places un soir financent un peu plus largement l’événement.
- la vente de boissons, prévue à 3 022€, soit 41% du budget
- les économies de l’année précédente, 530€ soit 7% du buj’
Nous avons augmenté le prix des places par rapport à l’année dernière (globalement il s’agit de l’inflation) :
- la place solidaire week-end est passée de 33€ à 35€ (+6%)
- la place soutien weekend est passée de 44€ à 48€ (+9%)
Des places un soir sont aussi apparues pour permettre au plus grand nombre de nous rejoindre. Nous avons fait le choix de faire payer le prix de cette flexibilité, puisque les places un soir coûtent 31% plus cher pour les places solidaires et 46% plus cher pour les soutiens.
Nous organiser pour permettre cette flexibilité crée un risque de notre côté, et nous avons besoin d’assurer l’équilibre financier de notre événement. Nous assumons donc ce choix d’un tarif un soir plus coûteux.
Quand au bar, nous avons revu notre fournisseur pour avoir accès à des bières de meilleur qualité, à un prix plus faible. Cela devrait nous permettre d’être plus facilement dans les clous du budget.
En résumé : on a ajouté de la marge un peu de partout pour ne pas avoir à faire de compromis sur notre éthique et pour être sûr de pouvoir vous fournir un niveau de qualité qui nous tient à coeur.
Les dépenses
Nos postes de dépenses sont découpés en deux pôles :
- les coûts fixes, qui ne varient pas selon le nombre de personnes participants
- les coûts variables, qui … varient
Coûts fixes : 4 449€
- 670€ d’énergie (essence, elec, gaz) => 9%
- 2 000€ d’équipement => 27%
- dont 800€ de location de matériel technique
- 870€ pour les artistes (+640€ de nourriture et de boissons qui relève du variable) => 11.5%
- 485€ de frais de gestion (assurance, banque, informatique) - 6.5%
- 313€ de nourriture pour les gens qui travaillent au montage de l’événement - 4%
Coûts variables : 3 000 €
- 2 000€ de nourriture - 26%
- 1 000€ pour payer la bière que vous allez boire - 14%
Les places représentent donc un peu plus de la moitié de nos recettes, et nous comptons sur l’attractivité de notre bar (petit prix et boissons de qualité) pour financer l’autre moitié. Nous avons donc estimé qu’une place à 38,50€ représente un bon rapport entre le risque de ne pas avoir assez de consommation au bar et un tarif acceptable pour notre événement.